Программа для ведения учета клиентов

  Автор:
  449
Главная форма

Часто возникает необходимость проанализировать работу со своими клиентами, особенно когда их количество «переваливает» за несколько десятков. Возможно, возникает необходимость посмотреть, что и за какую стоимость вы реализовывали для конкретного клиента, изучить результат работы.

Подобные запросы возникают время от времени и не совсем удобно «лопатить» файлы и папки, чтобы найти нужную информацию.

Так случилось и у нас. Количество клиентов росло и возникла необходимость структурировать материал, быстро находить нужную информацию, сделать работу с клиентом более эффективной, анализировать и т.п.

Для личных задач была создана программа в СУБД Access.

Создавал программу: Игорь Билецкий

Ставила задачи по структуре программы, тестировала, использовала в работе — Светлана Билецкая.

Программа может быть полезной для более широкого круга фрилансеров и предпринимателей, которые хотят сделать свою работу с клиентами более эффективной.

Итак, подробности о программе, ее стоимости и приобретении:

Назначение

Программа предназначена для сбора и хранения данных о клиентах, поиска необходимой информации о клиенте и выполненных заказах, а также проведении некоторого анализа.

Программа не требует больших мощностей компьютера, проста в эксплуатации. Единственное требование — наличие установленного Microsoft Access, который входит в пакет программного обеспечения Microsoft Office.

Видео с демонстрацией как работает программа

Основные разделы программы / Описание

При запуске программы по умолчанию открывается главная кнопочная форма:

Из главной кнопочной формы (стартовая форма по умолчанию) нам доступны:

  • список клиентов (также может быть установлена, как стартовая форма по умолчанию);
  • форма для просмотра отчетов;
  • стартовые установки;
  • кнопка выхода из программы.

Рассмотрим все разделы по отдельности.

Клиенты

Здесь мы видим список всех клиентов, внесенных в нашу базу, общее кол-во записей (клиентов) и общую сумму выполненных заказов (стоимость заказов приводим к одной валюте для удобства подсчетов и анализа).

В левом верхнем углу есть кнопки навигации по записям и кнопки удаления записи (удаление клиента из базы) и добавления нового клиента. Немного ниже кнопка открытия формы для просмотра отчетов

Правее информация о текущем языке интерфейса, который можно поменять щелчком на надписи: «Текущий интерфейс».

Еще далее вправо – блок фильтра (отбора нужных записей по определенным параметрам).

Сначала вводится необходимая информация (параметры) в нужные поля, затем кликом по кнопке «Фильтр» применяем наш фильтр:

В процессе работы мы можем дополнять фильтр. Иными словами, сначала можно отобрать нужную информацию, затем можно добавить дополнительные параметры для фильтрации и нажать кнопку «Применить фильтр». Также можно изменить параметр и обновить фильтр (кнопка «Применить фильтр»).

Чтобы очистить фильтр и отобразить все записи, нужно нажать кнопку «Отменить фильтр» (нижняя кнопка).

Кратко пройдемся по полям для фильтрования записей.

Имя (фамил.) – ищет совпадение части слова (в нашем примере «ре») в полях Имя и Фамилия (совпадение в одном из полей). Также можно ввести несколько значений через запятую.

Дата заказа – отбираем записи по Дате последнего заказа. Если заданы обе даты (заполнены оба поля, как у нас в примере), то идет поиск в заданном периоде (Дата заказа между начальной и конечной датой). Если указана только первая дата – идет отбор по Дате заказа после указанной в фильтре даты. Если указана только вторая дата – отбираем по Дате заказа до указанной в фильтре даты. (если вы ввели обе даты, но при этом случайно указали сначала конечную дату, а потом начальную, то программа будет считать начальной наименьшую (более раннюю) дату).

Стоимость – отбор записей по полю Сумма заказов. Механизм работы точно такой же, что и у поля Дата заказа.

Источник и Страна – фильтр по полям Источник и Страна соответственно. Выбор из списка допустимых значений.

Дата рождения – фильтр по Дате рождения клиента. Механизм аналогичный поисковому полю Дата заказа.

Примечание – фильтр по совпадению части слова со значением поля Примечание. Также можно вводить значения через запятую.

В форме дополнительно реализована сортировка по определенным полям от большего значения к меньшему и наоборот. Сортировка идет только по одному полю (не накладывается)

Изменение информации в форме не допускается, т.к. некоторые поля – общие для конкретного клиента.

Для изменения (дополнения) информации по клиенту необходимо перейти непосредственно к карточке клиента.

Карточка открывается при двойном клике на имени либо фамилии клиента.


Можно изменить режим просмотра кликом по кнопке «Режим просмотра»:

Навигация по записям осуществляется с помощью кнопок вверху. Есть возможность отобрать нужные записи с помощью фильтра (аналогия с фильтрацией записей в форме со списком клиентов).

Чтобы открыть полную информацию о клиенте, необходимо воспользоваться кнопкой в левом верхнем углу:

В карточке клиента мы можем менять и добавлять информацию о клиенте и выполненных заказах. Хочу обратить внимание на информационную строчку вверху формы. В поле контакт вставляется первая запись из окошка «Контакты», если там несколько записей. Чтобы добавить контакт, его необходимо ввести в нижнюю строчку в определенное поле. Чтобы удалить контакт, необходимо установить курсор на него на поле «Вид контакта» и нажать кнопку «Del».

Замечу, что все поля, где есть значок квадратик со стрелкой вниз – раскрывающиеся списки:

Значение в такие поля берутся исключительно из списка заданных значений. Выбор осуществляется либо прокруткой списка, либо при наборе первых букв значения из списка.

Все списки редактируются по двойному клику на списке.

Небольшое замечание о полях «Результат» и «Сайт/файл» карточки клиента. В эти поля вставляются ссылки на файл или интернет-ресурс с результатами выполненной работы (либо другой информацией).

Вставка осуществляется с помощью «копи-паста» либо контекстного меню:


Не нужно бояться надписи, что появиться в процессе:


Это обычная мера предосторожности Access, ну а вы вставляете ссылку на свой файл :)

Теперь немного об отчетах, которые реализованы в текущей версии.

Основной отчет доступен из формы «Список клиентов» при нажатии на кнопку «Открыть отчет». При нажатии открывается специальная форма для формирования отчета по заданным критериям:


Принцип работы фильтра такой-же, что и в остальных формах. Если мы не заполняем поля с критериями отбора, то получаем отчет по всем клиентам:

Записи упорядочены от самой дорогой по стоимости выполненного заказа и далее по уменьшению.

По каждому клиенту имеется итоговая информация. В самом конце отчета небольшая итоговая информация:


Также реализован небольшой отчет-анализ по источнику клиентов (откуда пришел к вам клиент) в виде диаграммы:

Отчет вызывается при двойном клике на название столбца «Источник» формы со списком клиентов.

Аналогичный отчет по странам можно получить при двойном клике на название столбца «Страна»

Хочу отметить, что построение диаграммы занимает некоторое время (вот такая интересная особенность аксес :) ).

Установки.

Здесь все просто. Мы можем выбрать интерфейс программы и установить начальную форму запуска программы (форму, которая будет открываться при запуске).

По умолчанию открывается главная кнопочная форма, однако мы можем установить, что при запуске будет сразу открываться список клиентов («ClientsList» в списке форм).

В таком режиме вызов главной кнопочной формы осуществляется при нажатии на кнопку закрытия формы со списком клиентов:

Дополнительная информация

Интерфейс программы меняется при раскрытии выпадающего списка в установках. Также вы можете менять интерфейс в процессе работы, кликнув на надписи в форме «Список клиентов»:


Вы можете корректировать перевод названий полей и пр. Для этого необходимо дважды кликнуть на поле «Язык интерфейса» формы с установками:


В результате таких действий откроется окно, где вы сможете изменить необходимый вам вариант перевода:

Можно корректировать только перевод слов из колонки «Значение». Сами значения являются служебными и не изменяются.

По завершению изменения необходимо сохранить, нажав соответствующую кнопку формы в левом нижнем углу, либо отменить изменения. В любом случае после нажатия кнопок форма закрывается.

Хочу добавить, что таким же образом подтверждаются или отменяются изменения во всех списках значений, которые доступны для правки.

Некоторая служебная информация

В целом программа состоит из двух файлов – файл с таблицами, где собственно хранится вся информация и файлом, который обрабатывает эту информацию (по умолчанию: database.mdb – файл с таблицами, client.accdb – обработчик).

Вы можете сами переименовать свои файлы как посчитаете нужным. Единственное условие, чтобы ваш аксес понимал, что переименованные файлы – его (запускались в аксесе).

При первом запуске программа (обработчик) попытается подключить файла с базой данных по тому пути, который прописан в настроечной таблице (естественно, при первом запуске там еще ничего нет) и предложит вам указать путь к файлу с базой. Также, если вы перенесете файл с базой в другое место на своем компьютере (или в облако), то программа также предложит указать актуальный путь к файлу с вашими данными:


В данном окне вы можете просто вставить полный путь к вашей базе (копи-паст), либо произвести поиск, нажав кнопку с лупой.

После необходимо нажать кнопку подтверждения или отказаться от поиска и связать обработчик с вашей базой данных самостоятельно с помощью диспетчера связанных таблиц (хочу заметить, что при таком варианте необходимо внести правильный путь к базе в таблицу настроек, т.к. при повторном запуске программа опять откроет окно выбора файла с базой данных).

При успешном связывании обработчика с базой данных программа запускается в обычном режиме. Если же по каким-то причинам (потеря подключения к серверу, указан некорректный файл и пр.) подключения к базе не произошло, то программа предложит указать путь к базе данных повторно. Если нажать кнопку отмены, то программа сообщит о проблеме при подключении к базе и откроет окно базы данных (обработчика) в режиме обслуживания.

Хочу заметить, что вы можете создавать сколько угодно копий баз данных (файл с таблицами) и хранить в своем личном архиве. При необходимости можно подключиться к нужному архиву и посмотреть необходимую информацию. Для инициации подключения программы к другой базе данных можно немного переименовать текущую базу, либо временно перенести ее в другую папку. При запуске программа обнаружит, что по старому пути файла с базой нет и предложит подключиться к новому файлу.

Когда вы находитесь на главной кнопочной форме, вы можете узнать версию вашего обработчика, дважды кликнув на свободное поле формы.

Это краткое описание основных возможностей базы данных. За более подробной информацией, а также в случае возникновения прочих вопросов и предложений обращайтесь к разработчику.

Желаю приятного пользования!

Как приобрести данный программный продукт?

Есть две возможности приобрести программу.

Пакет «Все сам»

Вы оплачиваете программу, получаете ссылку на скачивание и инструкцию по использованию.

Стоимость — 26 долларов в эквиваленте нац.валюты.

Оплата возможна в ВебМани, ЯндексДеньги или на карту банка в Украине.

Для заказа программы пишите на почту  biletskyyigor@gmail.com (Игорь Билецкий) —  с указанием удобного способа оплаты.

В теме письма напишите: «заказ программы»

Пакет с тех. поддержкой

Вы оплачиваете программу, получаете ссылку на скачивание, инструкцию по использованию.

При возникновении любых вопросов с установкой, использованием программы, вы можете получить консультацию по скайпу по возникшим вопросам.

Стоимость — 36 долларов в эквиваленте нац.валюты.

Оплата возможна в ВебМани, ЯндексДеньги или на карту банка в Украине.

Для заказа программы пишите на почту  biletskyyigor@gmail.com (Игорь Билецкий) —  с указанием удобного способа оплаты.

В теме письма напишите: «заказ программы»

Уточняющие вопросы

Если у вас есть дополнительные вопросы по программе, то вы их можете задать Игорю удобным способом:

В теме письма сообщения напишите: «вопрос по программе»

Интересная статья? Жмите лайк, делитесь с друзьями :)

Комментарии в Вконтакте
Комментарии в Фейсбук